POLíTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS

Política de viagens corporativas

Política de viagens corporativas

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A política por viagens corporativas é essencial para qualquer empresa de que preza pelo controle por custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos de viagens bem definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores possam controlar os gastos e que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é necessário qual a política de viagens faça parte do POR DIA a dia de quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política por viagens corporativas. Continue utilizando a leitura e entenda este conceito e este passo a passo para construir e aplicar ESTES processos da política por viagens na tua empresa!
Este de que é e qual a importância do uma política do viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo do viagens corporativas de uma empresa. Tem como objetivo aumentar este compliance e controle do custos usando viagens, além do prevenir erros em registros do despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos os procedimentos para a realização de viagens representando a empresa. Desde o processo por solicitação de serviços do viagem, às normas de valores do despesas e prestações do contas.
Nosso Espécie de documento é crucial para de que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por qual deter uma política por viagens corporativas bem definida?
Você possui ideia de quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse tipo por controle não é somente importante como essencial para a saúde financeira do um negócio.
Seja viagem para fechar um contrato, para prestar um serviçeste, para participar de 1 treinamento ou destemido compromisso corporativo, ter uma previsão de gastos e a certeza de que ESTES reembolsos Seroada feitos dentro dos padrões Pode vir a, inclusive, reduzir custos nenhumas deixar este conforto por lado ou diminuir o número do viagens.
A política do viagens corporativas entra como uma FORMATO do padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, a partir de a adquire DE passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste de contas, é realizado com bem Muito mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve realizar sentido com as necessidades da empresa e por seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Usando este tempo, a política por viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando este assunto é viagem corporativa.
Este que uma política do viagens corporativas precisa deter?
Uma política por viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas através tua empresa. De modo a qual esta comunicação mesmo que efetiva, é preciso que ao escrevê-la você leve em consideração de modo a quem você está falando.
Portanto, de modo a evitar a má interpretaçãeste DE regras e o baixo engajamento, a tua política de viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é qual o documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao POR DIA a POR DIA do viajante. Portanto possua os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias do despesas eles podem possibilitar gastar;
• Mesmo que realista: A redução de custos é fundamental de modo a seu programa de viagens, porém de nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, então mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na tua empresa, certifique-se de que é responsabilidade do algufoim validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta que a sua política por viagens possa ser aplicada em softwares por gestãeste de viagens, ESTES OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para sua gestão, é importante de que a política possa ser adaptada de modo a outros meios para além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas para atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo de modo a produzir uma política de viagens corporativas
Uma boa política de viagens corporativas é pensada para que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente de que você já sabe a importância do ter uma política do viagens corporativas bem definida, chegou a hora de conferir o passo a passo para aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento do dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Definição dos processos do solicitação, aprovação e prestação de contas;
• Etapa 6: Segurança e bem-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Antes do arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política do viagens, vamos dar um passo atrás e envolver todos ESTES stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse no resultado DE políticas e processos de viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política do viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farão utilizando que ele atenda de maneira integral às necessidades do todos ESTES envolvidos.
Aprecie quaisquer perfis de que podem ser convidados para a discussão:
• CEO: Responsável pela visão estraté especialmentegica do negócio, é importante que a tua visãeste mesmo que incluída pelo processo, de modo a qual a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos do viagem comumente são este segundo maior custo do diversas empresas, é imprescindível qual a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Com este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é exatamente? Este natural-manter-se, segurança e satisfaçãeste Destes colaboradores é essencial para qual este objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas de negócio interessadas: Quais ESTES setores de que mais viajam na sua empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste das viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia do todo o programa de viagens, assim sendo é importante qual participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política de viagens. Sua visão poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
O levantamento por dados orientará a criaçãeste das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mé especialmentePOR DIA de gastos, MODELOS por despesas Muito mais utilizados, tipos por serviços, quais ESTES setores de que mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas
Multiplos perfis do viajante pedem diferentes políticas do viagem.
É comum que, precisamente usando uma política de viagens definida, quaisquer grupos do viajantes tenham benefícios multiplos de outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Os casos acabam sendo tratados tais como exceções à regra. Mas se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde este caráter do exceção e com isso perde-se este controle.
Portanto, nãeste possua medo do produzir políticas variados do acordo com este retrato dos grupos de viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este perfil do viajante pode ser identificado na fase por levantamento por dados e construído utilizando base muitos critérios, como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Além do retrato dos viajantes, é necessário compreender qual este perfil de Empreendimento da sua própria empresa.
O foco das suas viagens é usando objetivos comerciais, de que podem ser planejados utilizando elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutençãeste do equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento Seroada relevantes de modo a definir as normas por viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
Este orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma informação importantíssima para a construçãeste das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por Genero do despesa.
O nível do detalhamento dependerá da política orçamentária da tua empresa, contudo será necessário qual este processo de gestão do serviços e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a Sentido DE regras por despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos de viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos para um Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens corporativas
Actualmente de que você já sabe quais ESTES MODOS por viajantes, as propriedades das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, tais como a emissãeste do aé especialmentereos, são reservados e pagos antes que este colaborador embarque. Mas existem outras despesas, saiba como alimentaçãeste e táxi, realizadas durante a viagem, de que não sãeste pagas com antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que este viajante utilizará? Esta definição é importante pois impacta no fluxo de reembolsos e prestaçãeste de contas, e até mesmo no orçamento familiar por seus colaboradores.
Aqui estãeste várias pontos do atençãeste de modo a se considerar ao definir este tipo por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso do despesas: Este seu colaborador tem capacidade financeira de modo a arcar utilizando estas despesas e esperar até que este ciclo do aprovações termine para arrecadar este valor de volta?
Caso a sua intençãeste seja trabalhar unicamente com este reembolso do despesas, recomendamos que você repense. Em geral, trabalhar exclusivamente com o reembolso de despesas gera insatisfação nos colaboradores qual ficam utilizando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realizaçãeste DE despesas dos colaboradores evita este comprometimento por recursos próprios dos viajantes, contudo exige um controle ainda Muito mais necessário Derivado do as despesas.
Este recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestaçãeste de contas é um processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender Ainda mais A cerca de meios por pagamento por adiantamentos neste artigo e A cerca de os riscos deste processo no artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: como conter os riscos?
• Cartão do empréstimo corporativo: Esta opçãeste para além por nãeste comprometer o salário do colaborador, não compromete o caixa da sua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste de inúmeras faturas por cartãeste por empréstimo É possibilitado a ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar suas faturas com a prestaçãeste de contas dos colaboradores, Nesse caso este processo se torna Muito mais preciso e simplificado.
Defina regras de modo a cada tipo do custo de viagem
Nas regras de despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou não reembolsável?
Que Género por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar 1 Destes recursos cedidos através empresa para reembolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas utilizando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Contudo Andam outras possibilidades, como as despesas por café da manhã, quando o hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível de detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. Pelo passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias do despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas Seroada englobadas em tua política de viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos dias em méPOR DIA eles passam nos destinos? Os hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos pelo balcão?
Já ESTES valores estipulados para cada Género por despesa podem possibilitar ser definidos usando base na méPOR DIA histórica dos seus viajantes e informações por Nicho. Os benchmarks sãeste recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, contudo nãeste restrinja AS SUAS opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites por gastos, este viajante se sente Ainda mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas usando Muito mais facilidade.
Constate alguns pontos relevantes sobre ESTES principais tipos do despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: De modo a definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo do alimentaçãeste em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes dois cenários é gigantesca, deter políticas multiplos poderá ajudar sua própria empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo do refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mé especialmentePOR DIA do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras Derivado do categoria de veículo e horário das corridas podem possibilitar ser Muito mais assertivas e lançar Muito mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão por múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, qual permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria de despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso de km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A respeito de despesas com quilometragem, explicamos como construir este valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na íntegra.
Serviços por viagem
As políticas de modo a a contratação por serviços por viagem englobam tanto o processo de solicitaçãeste, quanto limites do valores permitidos.
Apesar do cada serviçeste do viagem deter suas particularidades, regras de antecedência de modo a solicitação eram 1 ponto comum entre todos os MODELOS de serviço, já de que em global garantem melhores tarifas.
Hoje, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu bem. Permitir a adquire de tarifas flexíveis, É possibilitado a evitar perder este bilhete pelo caso do algum imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir este controle por custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos por políticas por afoireos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em afoireos, nunca sempre este menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preço, entãeste cuidado com nosso Género do política. Se este menor preçeste do afoireo for às 5h da manhã, você colocará do lado o natural-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora Em excesso do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte do hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção obter mais informações da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Género de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE companhias nãeste exige mais o compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste de hoté especialmenteis usando ou com café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções utilizando café, pois as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientação e não obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua acordo utilizando fornecedores do serviçESTES, não deixe de especificá-los nas políticas e garantir de que estejam disponíveis de modo a a comparação usando outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição Destes processos do solicitação, aprovaçãeste e prestação por contas
Saiba como sabemos, a política de viagens funciona como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva no documento qual este procedimento de modo a pedir serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste Destes pedidos, a compra e reserva do serviçESTES, além do aumentar este controle A respeito de ESTES custos.
Da mesma forma, descreva as regras para prestaçãeste do contas. Nesse caso, seus viajantes saberão tais como justificar seus gastos, utilizando Lindas as informações que seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle de prestação do contas via planilhas, não são nada eficientes à medida de que seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem de que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo por solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas pelo instante da seleçãeste Destes serviços, minimizando ESTES custos de viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle do políticas em planilhas do despesas: realmente resulta? Leia este artigo completo e descubra a melhor forma por validar AS SUAS políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância do ter orientações claras A cerca de como proceder caso ocorram imprevistos.
O natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua própria empresa. Portanto, dedique uma sessão em tua política de modo a descrever os procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da política do viagens corporativas
Agora que você construiu sua própria política, este engajamento dos colaboradores dependerá de uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estãeste várias ideias de comunicaçãeste para conscientização sobre a política de viagens da empresa:
• Campanha por e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato de infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas um POR DIA antes das viagens;
• Validaçãeste automática de políticas pelo software do gestãeste do viagens;
• Aceite DE políticas pelo software do gestãeste do viagens.

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